Toute personne désireuse de modifier la composition d'europa.* peut envoyer un AAD (Appel à discussion), décrivant la modification désirée (création, destruction ou changement de nom d'un forum), à l'adresse de proposition des AAD : mailto:rfd@europa.usenet.eu.org.
Un AAD doit inclure une courte charte (pas plus de 20 lignes pour chaque langue), écrite de préférence en deux différentes langues européennes au moins, décrivant brièvement les buts et le thème du forum.
Le comité d'organisation examine chaque AAD et peut l'accepter, demander des modifications, ou le refuser. Une fois accepté, un AAD est publié dans le groupe europa.usenet.admin où les discussions ont lieu pendant une durée maximum de deux semaines.
Le comité d'organisation conseillera fortement qu'un forum soit modéré dans tous les cas où celui-ci paraîtra susceptible d'être un groupe à problèmes (cf. http://www.europa.usenet.eu.org/restrict.html )
Pendant la période de discussion, le proposant est libre de proposer des améliorations de son projet au comité d'organisation.
Quand le comité d'organisation considère que tous les arguments ont été exposés, il décide si la proposition est acceptée ou refusée. Cette décision est publiée sur europa.usenet.admin.